電話代行サービスとは、会社にかかってくる電話を転送することで、オペレーターに自社の社員に代わって応対してもらえるサービスのことです。料金体系は多くの場合月額制で、想定される電話の本数に応じてプランを選び、プランごとに設定されている本数を超過した場合はオーバーチャージ料を払うという形式です。電話代行サービスのオペレーターはあらかじめ担当会社の基本情報を把握しており、最初に電話を取る時の文言や名乗る部署名や担当者名なども事細かに指定することができるので、賭けてきた相手に電話代行業者だと気付かれるリスクはほとんどありません。また、通話が終わり次第メールなどで内容を連絡してもらえるので、取引先からの連絡や伝言などの大事な電話はもちろん、クレームなどの素早い対応が必要な電話についても、迅速かつ正確に把握することができます。
オペレーターは他の仕事を並行して行わなければならない事務社員とは違って常に電話番として控えているので、電話が取れないということがなく、必要に応じて複数人の担当オペレーターを雇うこともできるので話し中になるリスクも回避できます。そのため、電話がつながらなかったためにビジネスチャンスを逃してしまうという心配がありません。さらに、勧誘やセールス電話についてはこちらに知らせずにすべて断ってもらうこともできるので、余計な時間を取られることもありません。そのため、少人数の会社や業務を効率化したい会社、あるいは電話応対する人員に割くコストを削減したい会社にもおすすめです。