電話代行サービスとは、依頼された電話を代行サービス会社へ転送、依頼者に代わってオペレーターが対応するサービスの事を言います。主に法人に向けて提供されています。電話代行によって得た名前や連絡先、用件などの情報は、E-mailや携帯電話によって依頼者に報告される仕組みとなっています。このサービスのメリットは、不在時の際にもオペレーターが電話代行してくれるので顧客の新規開拓や、商談中のやり取りなどをスムーズに行うことが出来ます。
電話がつながらないというストレスを防ぐことが出来るのが、大きな特徴と言えます。内容としては、大きく分けてふたつに分けることが出来ます。まずひとつめは、事務所の電話を応対してもらうプランです。事務所不在だったり商談中だった際に、オペレーターが事務員となってかかってきた電話を応対します。
電話の転送は電話会社の転送機能を利用するだけで簡単に操作することが可能で、事務員がいる場合と同様に不在時の対応が可能となっています。次に広告、求人、商品問い合せ等の窓口として応対するプランです。電話番号を別に用意し、通販のお問合せ、求人窓口、お客様相談窓口といった業務をオペレーターが代行します。用意する電話番号は代行会社が用意し、代行会社に転送か用意してもらった電話番号を利用して応対を行います。
設備投資、スタッフ教育といった準備をすることなく、コールセンターを開設することが可能な点が特徴です。