電話代行サービスは、企業や事務所にかかってきた電話を、依頼を受けた業者が受けて、応対する業務です。従業員を雇わずに個人で事業を営む方や、小規模な事業所で、事務員が常駐していない場合に依頼すると、便利でしょう。また、休日や営業時間外、昼休みに会社の取り決めで一切の業務を停止する場合にのみ、電話代行サービスに受け付けるように依頼することもできます。電話代行サービスの仕組みは、依頼者側の企業や事務所あてにかかってきた場合に、電話会社のサービスを利用して電話代行スタッフが代わりに電話をとって、やり取りをします。
事務員の代わりに電話を取る秘書的な役割もあれば、仕事の受注をして応対をしたり、問い合わせを受け付けたりするコールセンター的な役割を担うものもあります。企業や事務所が顧客と直接やり取りをすることから、応対のマナーがしっかりしたスタッフが望まれることが多いです。企業を選定する際は、知人からの紹介や、実際に事務所に足を運んでみることで、しっかりと見極める必要があります。業者によっては、無料の試用期間を設けている場合がありますので、事前に利用してみてもいいでしょう。
電話代行には、もう1つ別のサービスがあります。都心や大都市の一等地の電話番号を貸すことができるもので、電話が業者側にかかってきた場合に応対することもできますし、応対せずにそのまま依頼者側の企業や事務所に転送することも可能となります。所在地が電話の市外局番から割り出せることから、自社の企業の印象を良くするために使われるものです。折込チラシや企業サイト、名刺にも貸し出しされた電話番号を記載できる場合があります。
業者によっては、FAXや郵便物の受付も可能なバーチャルオフィスとしても利用できる場合があります。